Beschreibung
E-Rechnung – Was muss ich tun?
von Steffi Krüger
Schritt für Schritt zur automatisierten Buchhaltung – ohne Stress zur E-Rechnung
Am 1. Januar 2025 fällt der Startschuss für die Einführung der E-Rechnung in Deutschland. Zwar wird der gesamte Prozess mehrere Jahre dauern, doch dieser Tag markiert einen entscheidenden Meilenstein für alle Unternehmen. Ab diesem Zeitpunkt müssen sie in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Einige Unternehmen und Behörden werden sogar vorschreiben, E-Rechnungen zu nutzen, um ihre Abläufe zu optimieren.
Was genau ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist im Grunde genommen nichts weiter als eine Datei, in der alle Daten einer Rechnung in einem festgelegten Format abgespeichert sind. Das bedeutet, sie kann automatisch von einer Software eingelesen, verbucht, bezahlt und weiterverarbeitet werden. Für uns Menschen ist der Inhalt der Datei zwar theoretisch einsehbar, aber ohne spezielle Software kaum verständlich. Deshalb ist es notwendig, ein Programm zu nutzen, das die Daten ausliest und in einem verständlichen Format darstellt, um die Rechnung prüfen und freigeben zu können.
🔽 Der Kurs zur E-Rechnung von Steffi Krüger 🔽
Grundsätzlich gibt es zwei Arten von E-Rechnungen
- XRechnung: Hierbei handelt es sich um die einfachste Form. Du erhältst lediglich die strukturierte Datei mit den Rechnungsdaten. Diese Datei wird direkt an den Rechnungsempfänger gesendet.
- ZUGFeRD oder FacturX: Diese Variante ist benutzerfreundlicher, da sie aus einer gewöhnlichen PDF-Rechnung besteht, wie du sie wahrscheinlich schon kennst. Der Clou: In der PDF steckt zusätzlich eine Datei mit der Rechnungsstruktur. Die PDF dient in diesem Fall nur der Übersicht, rechtlich bindend ist die strukturierte Datei, die ebenfalls eine Software benötigt, um ausgelesen und dargestellt zu werden.
Was bedeutet das für dich ab dem 1.1.2025?
An diesem Tag musst du noch keine E-Rechnungen selbst ausstellen können, aber du wirst möglicherweise von Lieferanten elektronische Rechnungen erhalten – ohne dass du dem vorher zustimmen musst. Um diese zu verarbeiten, reicht es nicht aus, sie einfach per E-Mail zu empfangen. Du brauchst eine Software, die den Inhalt der strukturierten Datei ausliest und darstellt.
Viele Unternehmen werden vermutlich auf das ZUGFeRD-Format setzen. Du bekommst dann eine PDF-Rechnung, die auf den ersten Blick wie eine gewöhnliche Rechnung aussieht. Doch darin versteckt sich eine strukturierte Datei, die für den rechtlichen Nachweis entscheidend ist. Das bedeutet: Du musst sicherstellen, dass deine Software diese Datei korrekt auslesen und anzeigen kann, um auf der sicheren Seite zu sein.
Die Umstellung auf E-Rechnungen mag zunächst wie ein weiterer administrativer Aufwand erscheinen, doch langfristig bringt sie dir Vorteile, da Abläufe automatisiert und effizienter gestaltet werden können.
Wie hilft mir der Kurs E-Rechnung – Was muss ich tun? von Steffi Krüger dabei?
Dein Leitfaden zur E-Rechnung: So bereitest du dich optimal vor!
Der Online-Kurs E-Rechnung – Was muss ich tun? von Steffi Krüger bietet dir einen leicht verständlichen Einstieg in die Welt der E-Rechnung. Der Kurs hilft dir zu verstehen, welche Pflichten mit der Einführung der E-Rechnung auf dich zukommen und wie du deine Prozesse entsprechend anpassen kannst. Er ist für dich besonders interessant, wenn du für deine Rechnungen noch klassische Tools wie Word oder Excel verwendest. Der Kurs ist flexibel, auf deine Bedürfnisse zugeschnitten und bietet dir hilfreiche Praxistipps. Du erhältst ein Jahr lang Zugang zum Kurs!
Hier sind die wichtigsten Merkmale des Kurses und was du lernen wirst im Detail
- Einfache Schritt-für-Schritt-Anleitungen: Du lernst genau, wie du E-Rechnungen erstellst, empfängst und verarbeitest – ohne Vorwissen.
- Praxisnahe Tipps zur Prozessoptimierung: Der Kurs zeigt dir, wie du Zeit und Kosten sparst, indem du deine Buchhaltungsprozesse digitalisierst.
- Erklärung der gesetzlichen Anforderungen: Du erfährst alles über die rechtlichen Vorgaben und Fristen, die für dich als Unternehmer wichtig sind, damit du rechtssicher handeln kannst.
- Flexibler Zugang: Du kannst den Kurs in deinem eigenen Tempo absolvieren und hast für ein Jahr Zugriff auf alle Inhalte – perfekt, wenn du zeitlich eingeschränkt bist.
- Ideale Unterstützung für KMUs: Der Kurs richtet sich besonders an kleine und mittelständische Unternehmen, die den Übergang zur E-Rechnung möglichst effizient gestalten wollen.
E-Rechnung – Was muss ich tun von Steffi Krüger
Wichtige Termine für die Einführung der E-Rechnung
Hier sind die wichtigsten Zeitpunkte, die du im Hinterkopf behalten solltest:
- Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
- Ab dem 1. Januar 2027 dürfen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 € Rechnungen an andere Unternehmen nur noch in elektronischer Form stellen.
- Ab dem 1. Januar 2028 gilt dann für alle Unternehmen: Rechnungen an Geschäftspartner müssen als E-Rechnung ausgestellt werden. Papier- oder reine PDF-Rechnungen werden dann im B2B-Bereich nicht mehr erlaubt sein.
Nach 2029 könnte zudem ein neues System zur Umsatzsteuermeldung eingeführt werden. Hierbei würden E-Rechnungen nicht nur an den Empfänger, sondern auch direkt an das Finanzamt übermittelt. Da jedoch über eine europaweite Lösung verhandelt wird, ist der genaue Zeitpunkt noch unklar. Eine Ausnahme gibt es für sogenannte Kleinstbetragsrechnungen unter 250 € – diese fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht, können aber natürlich freiwillig elektronisch gestellt werden.
FAQ zur neuen E-Rechnung ab 2025
Warum brauche ich überhaupt eine E-Rechnung?
Stell dir vor, du erhältst eine Rechnung und musst die ganzen Zahlen und Details per Hand in dein Buchhaltungssystem eingeben. Das kostet viel Zeit und es können Fehler passieren. Eine E-Rechnung macht das Leben leichter, denn sie enthält alle Informationen in einem einheitlichen Format, das von einer Software direkt verarbeitet werden kann. Kein Abtippen, keine Fehler – alles automatisch!
Muss ich jetzt eine E-Rechnung haben, oder kann ich weiterhin normale Rechnungen verwenden?
Ab dem 1. Januar 2025 wirst du zumindest in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen, wenn du ein Unternehmen führst. Du musst sie noch nicht selbst ausstellen, aber einige deiner Geschäftspartner, wie Lieferanten oder Behörden, werden dir ab dann nur noch elektronische Rechnungen schicken. Spätestens ab 2028 wird es dann zur Pflicht für alle Unternehmen, E-Rechnungen zu verschicken.
Wie sieht eine E-Rechnung aus?
Das ist das Interessante: Eine E-Rechnung sieht nicht unbedingt so aus, wie du es gewohnt bist! Sie ist eine Datei, die speziell strukturiert ist, damit sie von einem Computer gelesen werden kann. Es gibt zwei Varianten: Entweder du bekommst eine reine Daten-Datei (das nennt sich XRechnung), oder du bekommst eine hybride Variante wie ZUGFeRD. Diese enthält eine ganz normale PDF-Rechnung, die du öffnen und ansehen kannst, und im Hintergrund versteckt sich eine Datei mit allen wichtigen Daten. Nur diese ist rechtlich bindend.
Kann ich eine E-Rechnung ohne spezielle Software lesen?
Nicht direkt. Eine E-Rechnung ist in einem Format gespeichert, das für Menschen schwer zu verstehen ist, wie eine Programmiersprache. Du brauchst eine Software, die die E-Rechnung öffnet und in ein verständliches Format umwandelt. Die PDF-Version in der hybriden E-Rechnung kann man zwar lesen, aber um die eigentliche Rechnung auszuwerten, ist eine Software nötig, die die Datenstruktur auslesen kann.
Ist das alles wirklich sicher?
Ja! E-Rechnungen sind sogar sicherer als herkömmliche Rechnungen, weil sie in einem festgelegten Format verschickt werden und keine Änderungen an den Daten vorgenommen werden können, ohne dass das sofort auffällt. Außerdem können die Daten direkt in das Buchhaltungssystem übernommen werden, ohne dass jemand die Zahlen manuell eingeben muss, was das Risiko von Fehlern oder Manipulationen deutlich reduziert.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnungen verarbeiten kann?
Ab dem 1. Januar 2025 solltest du sicherstellen, dass du eine Software hast, die E-Rechnungen empfangen und lesen kann. Ohne diese Möglichkeit kannst du Rechnungen nicht korrekt bearbeiten, und das könnte zu Problemen in deiner Buchhaltung führen. Glücklicherweise gibt es schon jetzt viele Programme, die dir dabei helfen können, E-Rechnungen zu verwalten.
Sind alle Rechnungen E-Rechnungen?
Nein, noch nicht. Ab 2025 beginnt der Übergang zur E-Rechnung in Deutschland, und bis 2028 müssen alle Rechnungen zwischen Unternehmen elektronisch erstellt und versendet werden. Rechnungen an Privatpersonen oder sehr kleine Beträge sind noch von der Pflicht ausgenommen.
Keine neuen Produkte mehr verpassen! Jetzt in den NEWSLETTER eintragen und profitieren!
🔽Hier eintragen🔽
Bewertungen
Es gibt noch keine Bewertungen.